Как оформить обложку дела

Как оформить обложку дела

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д. и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний).

Обложка дела – образец оформления

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно.

Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела.

Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке. В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Делом является совокупность документов (в отдельных случаях — документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование личных дел сотрудников

  1. документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела;
  2. документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела;
  3. документы, помещаемые в дело, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи;
  4. в дело включают только один экземпляр документа;
  5. проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем, в дело подшивать запрещено;
  6. вид документа и его содержание должны соответствовать заголовку дела по номенклатуре, к которому этот документ относится;
  7. документы внутри дела располагают в хронологической или нумерационной последовательности;
  8. в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов – их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника;
  9. в дело помещают только исполненные документы, по которым завершена работа. Документы неисполненные или подлежащие возврату в дело подшивать запрещено;
  10. в дело объединяют документы, исполненные в течение одного календарного года.
  11. документы по одному вопросу помещают в одно дело;

Наименование документов

После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию.

В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.

Архив документов

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

  1. кино- и фотодокументов — 5 лет;
  2. проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  3. технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  4. видео- и фотодокументов — 3 года.
  5. научной документации — 15 лет;
  6. патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
  7. документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: формирование и оформление дел

В дела формируются все документы, созданные в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводят, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января). Они представляют собой обычные папки-скоросшиватели.

Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения. Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года.

Comments are closed.